El presente artículo muestra como los sistemas de información hacen más
eficiente las operaciones de comercio internacional y explica de manera
detallada las características óptimas de un software de comercio internacional,
como ayuda en las operaciones de exportación y en las de importación, el cual
debe generar valor a las empresas usuarias, simplificar sus procesos, bajar sus
costos, mantener a la compañía al día en regulaciones y restricciones
arancelarias y no arancelarias.
Además se aborda el tema de seguridad ya que es de suma importancia para las
transacciones internacionales las cuales se ven afectadas de gran manera por
las iniciativas adoptadas por los gobiernos y que se ven obligadas a cumplir.
Por ultimo se exponen casos de empresas que implementaron tecnología de
información en algunos de sus procesos de comercio exterior y el éxito que
estos han traído al negocio.
INTRODUCCIÓN
La combinación de globalización, tecnología, cambios generales demográficos,
economías emergentes y las fuerzas socio-culturales están cambiando
fundamentalmente la forma en que las compañías deben operar si quieren ganar en
este mundo plano.
El comercio internacional ha sido a lo largo de los últimos años un tema de
gran importancia para las empresas que salen al mundo a competir, estos colocan
sus productos y servicios en los mercados internacionales enfrentando a rivales
que ofrecen la misma calidad y precios competitivos. Por su parte los gobiernos
han tratado de incrementar las transacciones entre países a través de los
tratados de libre comercio, fomentan y promocionan las exportaciones de sus
naciones, apoyando a los exportadores con financiamiento y asesoria.
Todo esto ayuda enormemente a las organizaciones a colocar sus productos y
servicios en el exterior pero no es suficiente en estos tiempos de cambios
inherentes, se necesita además de ventaja competitiva, ideas innovadoras y
recursos financieros, la aplicación de tecnologías de información que
faciliten, hagan más eficiente y reduzcan sus costos en sus negocios
internacionales.
La importación y exportación se encuentran dentro de las actividades más
intensas y que involucra una cantidad considerable de papeleo; dentro de estas
acciones se encuentran: los documentos de pagos y del embarque, licencias,
certificados de origen, notificación de los avances del embarque, inspecciones
requeridas por el exportador, importador, agente aduanal, autoridades aduaneras
de origen y destino, transportista locales y foráneos, reexpedidor, los bancos
entre otros. De esta forma se puede observar que una típica transacción
internacional involucra muchos pasos. (“Global: International trade software,”
2007)
Para manejar esta complejidad, los importadores y exportadores están
dependiendo cada día más en software de operaciones internacionales. En un
principio los proveedores de tecnología de información en esta área se
enfocaron en automatizar la creación de documentos, después viendo las
necesidades de sus clientes incluyeron clasificación de mercancía, calculo de
costos de transportación, regulaciones aduaneras, ordenes de monitoreo de
embarques, entre otros. (“Global: International,” 2007)
Otra área que también se ha visto beneficiada por la tecnología y que es de
suma importancia para los exportadores e importadores es la seguridad, desde
los ataques terroristas del 11 de septiembre la lista de regulaciones para que
una mercancía salga o entre a un país ha crecido enormemente, para poder
cumplir con estas demandas las empresas han buscado ayuda en los software de
importación-exportación los cuales incluyen módulos que sirven de apoyo para
alcanzar los requerimientos de seguridad que imponen los gobiernos , de esta
forma la mercancía no será detenida o incurrirá en demoras por largas
revisiones en la aduana.
El tiempo es un factor crítico en una compra-venta internacional, por esta
razón las empresas que toman la decisión de utilizar tecnologías de información
para eficientar sus operaciones internacionales obtienen grandes beneficios que
se traducen en ahorros de costos e incremento de sus ganancias.
METODOLOGÍA
La metodología utilizada en el presente articulo esta basada en una búsqueda
detallada en la Biblioteca digital del Tecnológico de Monterrey. Las bases de
datos consultadas en la biblioteca digital fueron: Business Source Premier,
Proquest, Infolatina y Emerald Management Xtra.
SOFTWARES DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN
Automatizar los procesos de exportación e importación es de gran beneficio para
las empresas, por esta razón un software que sea eficiente, incremente la
productividad y que cuente con las siguientes características será de gran
éxito para una empresa con actividades comerciales internacionales.
En exportación:
1) Reducir los tiempos y esfuerzos relacionados con los frecuentes cambios en
las regulaciones.
2) Mantener automáticamente las exportaciones al día de acuerdo con las cambiantes
restricciones.
3) Manejo de los documentos de exportación incluyendo aquellos obligatorios
para aduanas.
4) Manejo exitoso del cumplimento de requisitos a los múltiples organismos
reguladores del comercio internacional.
5) Estar al día en: nuevas iniciativas de seguridad, nuevos acuerdos de libre
comercio y cambios en la clasificación de la mercancía.
En importación:
1) Evitar retrasos costos en aduanas que pueden resultar en multas,
insatisfacción de los clientes y perdida de ganancia
2) Simplificar el proceso de clasificación de la mercancía.
3) Tener claros los costos del transporte terrestre.
4) Evitar sobrepago de impuestos y derechos al aplicar correctamente los
criterios de tratados de libre comercio.
5) Estar al día en: nuevas iniciativas de seguridad, nuevos acuerdos de libre
comercio y cambios en la clasificación de la mercancía.
Además de contar con todo lo anteriormente mencionado, un importador necesita
el cálculo de los costos de transporte y reducir cualquier retraso en los
inboud shipments causado por no tener acceso alguna información o legislación
importante. Los exportadores por su parte requieren un control estricto de la
licencia de exportación y rastreo restrictivo de sus contrapartes. (McCrea,
2005)
Una herramienta de este nivel da la habilidad de incrementar el volumen de
transacciones sin que se aumenten los recursos, mientras el riesgo de no
cumplir con alguna regulación se mantiene muy bajo y dando como valor agregado
la opción de auditorias automáticas y construcción de archivos. Otra exigencia
muy importante es que el software se puede adaptar al ERP existente de la
empresa y se pueda acceder a este de cualquier parte del mundo.
Es de suma importancia ver todas las características que un software de global
trade puede ofrecer para poder tomar una buena decisión a la hora de
adquirirlo, sin embargo lo mas significativo es que las empresas tengan bien
establecidas cuales son sus necesidades en cuanto a comercio exterior. En su
mayoría las compañías comparten las mismas, aunque existen ciertos
requerimientos que son exclusivos de una sola empresa debido a su giro o al
tipo de mercancía que exportan o importan, por lo que necesitan un traje a la
medida por parte de su proveedor de tecnología y la asesoria especializada que este
debe ofrecer.(McCrea, 2005).
Fuente: (www.andaluciaimagen.com/fotos-contenedores, 2007)
SEGURIDAD
Sheu, Lee y Niehoff (2006), mencionan que Estados Unidos es el líder en
importaciones y exportaciones de bienes y servicios en el mundo. Este país
lanzo fuertes iniciativas de seguridad en consecuencia a la tragedia de
Septiembre 11, todo esto afecto la eficiencia de las operaciones
internacionales. Algunas de estas iniciativas fueron beneficiosas para la
seguridad del comercio, sin embargo la comunidad internacional de comercio esta
preocupada por el impacto que esto tiene en los costos y en la eficiencia de
las operaciones internacionales.
Un ejemplo de las iniciativas que se impusieron fue que los importadores
estadounidenses tienen que colaborar con las maquiladoras extranjeras y los
proveedores de logística para reforzar la seguridad, muchos de estos
importadores no conocen a sus proveedores en persona lo que lo hace un poco
complicado.
El proceso de mandar bienes alrededor del mundo es largo y complejo, como se
muestra a continuación en la figura 1, donde se explica el proceso de logística
internacional que incluye: freight forwarders, compañías de exportación,
aduana, agente aduanal, entre otros. (Sheu et al. 2006)
Fuente: (Sheu et al. 2006)
Cada transacción involucra 25 diferentes figuras, existiendo la posibilidad de
perdida de información, daño del producto, retrasos. Aunado a esto las barreras
complejas, requerimientos de documentación, regulaciones y constante
comunicación con proveedores de logística, clientes y proveedores de mercancía.
Los administradores de comercio exterior se sienten abrumados y preocupados por
las iniciativas del gobierno de Estados Unidos, ya que en si el proceso de una
transacción internacional es complejo como se explico anteriormente, el tema de
la seguridad lo hace aun más.
El balancear la seguridad con la eficiencia del proceso de exportación e
importación es un gran reto para las empresas. Muchas compañías de comercio
exterior han hecho grandes esfuerzos para ser mas competitivos, incorporando
tecnología de información que le ayude a elevar la eficacia de sus operaciones.
(Sheu et al. 2006)
Tomando en cuenta que 90% de la carga mundial se mueve en contenedores y estos
están sujetos a largas revisiones al entrar o salir de Estados Unidos, esto
tiene como consecuencia altos costos por demoras y descontento de los clientes.
(Sheu et al. 2006)
Si bien es cierto que existen situaciones que no están en manos de las empresas
como ataques terroristas que generan alta seguridad y afectan de manera
indirecta la eficiencia de las operaciones internacionales, las compañías deben
buscar la manera de adaptarse a estos cambios buscando tecnología de
información que les ayude llevar de manera practica esto.
De igual manera los proveedores de software deben mantenerse al día en el tema
de seguridad para poder llenar las expectativas de sus clientes y sobretodo ser
facilitadores que generen valor.
Fuente: (www.traficoadr.com/fotos.htm,2007)
CASOS DE ÉXITO
A continuación se enlistan varios ejemplos de empresas que implementaron
tecnología de información con éxito en sus procesos de comercio internacional.
Estos casos son un factor de gran utilidad para las compañías que andan en
busca de un software de global trade, ya que les permite ir visualizando a
través de la experiencia de otras lo que andan buscando para su negocio y así
poder tomar la mejor decisión.
En un reciente entrevista (“Ross store selects”, 2007) las tiendas de reatil
Ross Inc. Comunicaron la implementación de TradeBeam’s on demand global trade
managment, un software que les hizo incrementar la fiabilidad de su cadena de
suministro, hizo más eficiente el proceso de creación de las ordenes de compra
y colaboración con sus proveedores extranjeros. Esta tecnología les asegura que
todas la ordenes de compra tendrán los datos requeridos por aduanas y el
programa de códigos de tarifas harmonizado (HTS).
Otro ejemplo es el señalado por Hannon (2003) acerca de la empresa DuPont of
Wilmington que actualizó la tecnología de información en sus operaciones
logísticas. DuPont es el líder nacional en Estados Unidos en exportaciones
contenerizadas, mas de 1.5 billones de toneladas al ano y opera con 120
empleados que llevan la operación internacional. DuPont decidió utilizar al proveedor
de tecnología G-Log of Shelton para remplazar su sistema anterior, en este
nuevo sistema pudieron incluir las transacciones domesticas que se realizan en
Europa, Asia y los Estado Unidos. Este software les genero ventaja competitiva
ya que pueden acceder a el de cualquier punto del mundo haciendo sus
operaciones mas eficientes, es de uso amigable, todos tiene acceso y
visibilidad a la misma información y lo mas importante fue el ahorro en costos.
Un tercer ejemplo es explicado por Field (2007), donde la compañía Yamaha
adopto el software QuestaWeb para el manejo de sus importaciones de
instrumentos musicales y equipos de audio, estos se importan de un gran número
de países a la fábrica de la compañía. Este software además de llevar el manejo
eficiente de sus operaciones, les dio la ventaja de poder adaptarse al ERP
existente de la empresa, donde los datos son introducidos y enviados
directamente al QuestaWeb, a si mismo se puede acceder de cualquier lado en
cualquier momento. QuestaWeb le dio a Yamaha la opción de un modulo de
interfase de automated broker y es instalado detrás del firewall.
Fuentes: (www.rossstores.com/,2006)
(www.psmdupont.com.mx/paginas/dupont.htm,2005)
(www.yamahaproaudio.com/,2007)
CONCLUSIONES
Tanto las grandes compañías como las pequeñas y medianas empresas se enfrentan
a grandes retos del mundo globalizado en especial si estas exportan o importan
algún producto, ya que siempre deben de estar a la vanguardia con las nuevas y
constantes regulaciones arancelarias y no arancelarias, sumado a esto deben de
ofrecer productos y servicios innovadores, competitivos y de alta calidad para
alcanzar el éxito fuera de sus países de origen.
Existen muchos casos de éxito donde empresas que tienen transacciones
internacionales adoptan tecnología de información y se ven beneficiadas muchas
áreas de su operación de exportación e importación: desde el manejo de la
documentación de los embarques en forma certera y estandarizada, bajos costos
en sus inventarios, reducción en los retrasos de los embarques, cumplimiento
exacto de regulaciones aduaneras y de seguridad, tiempos cortos de transito de
la mercancía, etc.
La tecnología de información y el comercio internacional van de la mano, día a
día los proveedores de software encuentran nuevos métodos para eficientar las
transacciones internacionales, un ejemplo de esto es que las empresas pueden
consolidar varias órdenes de embarque en una sola lo que les ahorra una
cantidad considerable de tiempo. (Field, 2007)
No solo es importante la implementación de la tecnología si no también la
asesoria y entrenamiento que estos proveedores den a sus clientes, estas son
variables que considera el exportador/ importador a la hora de decidirse por un
software además del precio y la utilidad de este.
Cada vez son más las empresas alrededor del mundo que se involucran en
exportaciones e importaciones según datos de las balanzas comerciales de los
países. Por este motivo no pueden ni deben quedarse en la sombra del rezago sin
tecnología de información que soporte sus operaciones, y se traduzca en
beneficios encomicos inmensos que a su vez hace que la empresa crezca a nivel
global generando empleos y crecimiento al país.
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